Anwenderhilfe für Kursanbieter

 

Zentrale Prüfstelle Prävention beauftragt durch die Krankenkassen der Kooperationsgemeinschaft zur kassenartenübergreifenden Prüfung von Präventionskursen

nach § 20 Abs. 1 SGB V Anwenderhilfe für Kursanbieter 2

Inhaltsverzeichnis

1 Allgemeine Hinweise 3

1.1 Einstellung und Prüfung von Präventionskursen 3

1.2 Status und Fristen für Anbieter 3

1.3 Benachrichtigungen 4

1.4 Nutzerhilfen für Kursanbieter 4

2 Alle Funktionen im Überblick 5

2.1 Registrierung als Kursanbieter 5

2.2 Eintragen und Verwalten Ihrer Präventionskurse 6

2.2.1 Eintragung von Kursen und Kursprüfung einleiten 6

2.2.2 Kurs duplizieren 8

2.2.3 Termine und Veranstaltungsorte eintragen 8

2.2.4 Bearbeitung von Kursen 8

2.2.5 Aktivieren/ Deaktivieren von Kursen 9

2.2.6 Kurs löschen 9

2.2.7 Rezertifizierung beantragen 9

3 Kontakt 9

 

 

 

Anwenderhilfe für Kursanbieter 3

 

1. Allgemeine Hinweise

Seit dem 1. Januar 2014 werden Präventionskurse zentral und kassenartenübergreifend durch die Zentrale Prüfstelle Prävention (www.zentrale-pruefstelle-praevention.de) auf Qualität geprüft.

 

Gegründet wurde die Zentrale Prüfstelle Prävention von der Kooperationsgemeinschaft zur kassenartenübergreifenden Prüfung von Präventionsangeboten nach § 20 Abs. 1 SGB V.

Informieren Sie sich als Kursanbieter über die Vorteile der Zentrale Prüfstelle Prävention mit Hilfe des Info-Flyers für Kursanbieter, der auf der Startseite unter www.zentrale-pruefstelle-praevention.de für Sie hinterlegt ist.

In der vorliegenden Anwenderhilfe erfahren Sie, wie Sie sich in der Zentrale Prüfstelle Prävention registrieren und Ihre Kurse zur Prüfung in die Kursdatenbank einstellen. Detaillierte Informationen zum Ablauf der Kursprüfung entnehmen Sie bitte dem Dokument „Information Prüfprozess" unter www.zentrale-pruefstelle-praevention.de.

1.1. Einstellung und Prüfung von Präventionskursen

Die Prüfung von Präventionskursen durch die Zentrale Prüfstelle Prävention kann auf zwei Wegen - direkt durch Sie als Kursanbieter oder durch einen Kundenberater einer beteiligten Krankenkasse auf Anfrage eines Versicherten - angestoßen werden:

 

 

 

Sie können sich als Kursanbieter direkt aus eigener Initiative unter www.zentrale-pruefstelle-praevention.de registrieren, Ihre Präventionskurse eintragen und alle erforderlichen Unterlagen zur Prüfung einstellen.

 

 

 

Mitarbeiter der an der Prüfstelle beteiligten Krankenkassen haben selbst die Möglichkeit einen Prüfauftrag an die Zentrale Prüfstelle Prävention zu übermitteln, sollte die Teilnahmebescheinigung eines Versicherten vorliegen und der Kursanbieter mit seinem Angebot noch nicht in der Kursdatenbank gelistet sein. In diesem Fall wird mithilfe der Angaben aus der Teilnahmebescheinigung automatisch ein Kurs mit entsprechender Kurs ID Nummer in der Kursdatenbank angelegt. Der Anbieter wird anschließend durch die Zentrale Prüfstelle Prävention angeschrieben und erhält – falls noch nicht vorhanden – die Zugangsdaten für seine erste Registrierung. Dieser vervollständigt seine Angaben und lädt die erforderlichen Unterlagen zur Prüfung online in die Kursdatenbank hoch.

1.2. Status und Fristen für Anbieter

 

 

 

Für eine zügige Bearbeitung und Prüfung Ihrer Präventionskurse ist die unbedingte Einhaltung der aufgeführten Fristen erforderlich. Es gelten folgende Fristen für Kursanbieter:

Sie haben nach der Eintragung eines Präventionskurses durch eine Krankenkasse oder durch Sie selber 14 Tage zur Vervollständigung Ihrer Kursdaten, für den Upload der erforderlichen Unterlagen und für Ihr Einleiten der Prüfung. Anwenderhilfe für Kursanbieter 4

Status „Kontaktanschreiben versandt" oder „earbeitung durch Kursanbieter"

 

Sie haben nach Ablauf der ersten 14-Tagefrist letztmalig 14 Tage zur Vervollständigung der Kursangaben, für den Upload der erforderlichen Unterlagen und für das Einleiten der Prüfung. Sie werden dazu einmal per E-Mail oder Post erinnert.

Status „Erinnerungsschreiben versandt"

Wurde nach Ablauf der letzten 14-Tagefrist (insgesamt 2 x 14 Tage) keine Prüfung durch Sie eingeleitet, wird die Bearbeitung eingestellt.

Status  „keine Zertifizierung aufgrund mangelnder Kooperation"

Sollten Sie die Prüfung eingeleitet haben und anschließend von der Zentrale Prüfstelle Prävention aufgefordert werden Unterlagen nachzureichen, ist dieses einmalig innerhalb von 5 Tagen zu erfolgen.

Status „Unterlagen nachgefordert"

Bei fachlichem Klärungsbedarf wird der Fachberat Qualität der Kooperationsgemeinschaft zur Prüfung herangezogen und Sie werden per E-Mail von uns informiert. In diesem Fall ist mit einer Verzögerung von etwa einem Monat zu rechnen.

Status  „Beirat eingeschaltet"

Haben Sie die Prüfung eingeleitet, erfolgt die Prüfung des Präventionskurses innerhalb von 10 Arbeitstagen (Status „rüfung eingeleitet") und Sie erhalten über das Prüfergebnis umgehend per E-Mail Bescheid (Status „ertifiziert" oder „bgelehnt, weil …).

1.3. Benachrichtigungen

Sie haben jederzeit die Möglichkeit mithilfe Ihrer Zugangsdaten den Bearbeitungs-/ Zertifizierungsstatus Ihres Präventionskurses auf der Internetseite www.zentrale-pruefstelle-praevention.de einzusehen. Sämtliche Korrespondenz inkl. Erinnerungsschreiben können Sie unter Ihren „enachrichtigungen" in der persönlichen Startleiste jederzeit nach dem LogIn aufrufen.

Darüber hinaus werden Sie über jede Statusänderung Ihrer Präventionskurse per E-Mail durch die Zentrale Prüfstelle Prävention informiert.

1.4. Nutzerhilfen für Kursanbieter

Auf unserer Startseite www.zentrale-pruefstelle-praevention.de finden Sie unter „ownloads" den aktuellen Info-Flyer für Kursanbieter, sowie die Informationsblätter zum Prüfprozess und Datenschutz sowie das vollständige Anwenderhandbuch als Download für Sie hinterlegt.

Darüber hinaus finden Sie hier zusätzlich den Leitfaden Prävention des GKV-Spitzenverbandes in seiner jeweils aktuellen Fassung.

Nach dem Login erhalten Sie unter „Nutzerhilfen" und „AQ" Antworten auf häufig gestellte Fragen und hilfreiche Informationen rund um die Zentrale Prüfstelle Prävention und das Prüfverfahren. Zusätzlich können Sie über die „Quick-Guides" alle Ihnen zur Verfügung stehenden Funktionen der Kursdatenbank abrufen. Anwenderhilfe für Kursanbieter 5

 

2. Alle Funktionen im Überblick

 

 

 

 Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.

 Loggen Sie sich immer ordnungsgemäß durch „bmelden" aus.

 

 Nutzen Sie nicht den Link „urück" Ihres Internetprogramms, sondern immer die auf der Seite vorgesehenen Felder der Datenbank-Oberfläche (z.B. „inen Schritt zurück" oder „bbrechen").

 Erfolgen in der Kursdatenbank 60 Minuten keine Aktionen (z.B. Speicherung) von Ihnen, werden Sie automatisch vom System abgemeldet. Ihre noch nicht gespeicherten Daten gehen in diesem Fall verloren und Sie müssen sich erneut einloggen.

 Für die Speicherung von Daten in der Kursdatenbank müssen in Ihrem System „ookies" zugelassen sein. Diese Einstellung können Sie unter „xtras", „nternetoptionen" und „aten-Sicherheit" vornehmen. Eine mittlere Einstellung ist an dieser Stelle ausreichend.

2.1. Registrierung als Kursanbieter

Bitte registrieren Sie sich zunächst unter www.zentrale-pruefstelle-praevention.de.

 

 

 

Falls Ihnen per Anschreiben Zugangsdaten zugewiesen wurden, nutzen Sie bitte ausschließlich diese und registrieren Sie sich nicht erneut als Kursanbieter!

Bitte füllen Sie die vorgegebene Maske mit den Angaben zum Kursanbieter aus bzw. ergänzen Sie diese. Die Informationen sind unter anderem für die Kontaktaufnahme durch Versicherte der an der Prüfstelle beteiligten Krankenkassen relevant. Tragen Sie zudem den zuständigen Administrator mit E-Mail-Adresse, Zugangsdaten etc. ein. Der Administrator ist für die Verwaltung und Eintragung von Präventionskursen zuständig und kann Angaben in der Kursdatenbank ändern. Bitte wählen Sie Ihre gewünschten Zugangsdaten „Benutzername" und „Passwort". Über „peichern" schließen Sie die Registrierung ab.

 

Auf der Startseite können Sie sich nach erfolgreicher Registrierung umgehend anmelden. Bitte loggen Sie sich dazu mit Ihrem Benutzernamen und Passwort ein. Sie haben Ihr Passwort vergessen?

Geben Sie einfach unter „Zugangsdaten vergessen" Ihren Benutzernamen oder die E-Mail Adresse, mit der Sie registriert sind, in das folgende Formularfeld ein.

Sie erhalten anschließend über das System einen Link per E-Mail zugesandt, über den Sie sich selbst ein neues Passwort vergeben können.

Bitte beachten Sie, dass dieser Link eine begrenzte Gültigkeit von 24 Stunden hat.

 

 

 

 

 

Information zur Prüfung von Präventionskursen

 

Zentrale Prüfstelle Prävention beauftragt durch die Krankenkassen der Kooperationsgemeinschaft zur kassenartenübergreifenden Prüfung von Präventionskursen

nach § 20 Abs. 1 SGB V Information zur Prüfung von Präventionskursen 2

1. Wer steht hinter der Zentrale Prüfstelle Prävention?

Die Zentrale Prüfstelle Prävention arbeitet im Namen und im Auftrag der Ersatzkassen, der Betriebs- und Innungskrankenkassen, der Knappschaft und der Landwirtschaftlichen Krankenkasse. Die beteiligten Krankenkassen bzw. deren Verbände sind hierzu eine Kooperationsgemeinschaft eingegangen und haben mit der Durchführung der Prüfungen die Team Gesundheit GmbH mit Sitz in Essen beauftragt. Weitere Krankenkassen können bei Interesse der Kooperationsgemeinschaft beitreten.

2. Welches Ziel hat die Zentrale Prüfstelle Prävention?

Im Auftrag der genannten Kooperationsgemeinschaft hat die Prüfstelle das Ziel, eine kassenartenübergreifende Prüfung von Präventionskursen und Präventionsanbietern nach § 20 Abs. 1 SGB V durchzuführen. Die Prüfung eines Kurses und Anbieters erfolgt einmal zentral, bundesweit und kostenfrei. Doppelprüfungen bei Krankenkassen entfallen damit. Das Prüfergebnis wird von allen beteiligten Kassen grundsätzlich anerkannt und kann bezuschusst werden. Es können ausschließlich Kurse zur Individualprävention angefragt werden. Eine Prüfung nach § 20a SGB V sowie eine Zertifizierung von Präventionsmaßnahmen im Setting-Ansatz kann nicht beantragt werden.

3. Wie werden die notwendigen Unterlagen/Nachweise zur Prüfung eingereicht?

Die Prüfung eines Präventionskurses erfolgt über das Qualitätsportal der Zentrale Prüfstelle Prävention im Internet (www.zentrale-pruefstelle-praevention.de). Der postalische Weg für das Einreichen von Unterlagen für die Kursprüfung ist ausgeschlossen. Sie registrieren sich, indem Sie in die LogIN Maske einen Benutzername und ein Passwort eintragen und dann auf „anmelden" drücken. Dann geben Sie die Anbieter- und Kontaktdaten ein.

Für die Prüfung eines Kurses sollten Sie folgende Unterlagen zur Hand haben:

• Grundqualifikation (leitfadenkonform)

• Zusatzqualifikation (leitfadenkonform)

• Kurskonzept: Ziele, Inhalte, Methode bzw. Einweisung ins Programm

• Stundenbilder

• Teilnehmerunterlagen, d.h. Unterlagen die die Teilnehmer im Kurs erhalten

Die Informationen zum Kurskonzept sollen in eine Datenmaske direkt eingetragen werden, während alle anderen Informationen als Dateien hochzuladen sind. Sollten für die Prüfung relevante Informationen fehlen, wendet sich die Zentrale Prüfstelle Prävention per Mail bei Ihnen und fordert Sie auf, entsprechende Unterlagen nachzureichen.

 

 

Sie haben maximal 2 x 14 Tage, um Ihre Kursunterlagen auf dem Portal www.zentrale-pruefstelle-praevention.de hoch zu laden und die Prüfung zu beantragen. Sollten Sie innerhalb der ersten 14 Tage keine Prüfung beantragt haben, erhalten Sie ein Erinnerungsschreiben mit der Aufforderung innerhalb der zweiten 14 Tage die Kursdetails zu vervollständigen, die erforderlichen Unterlagen hochzuladen und den Antrag zu versenden. Erfolgt auch in dieser Zeit keine Reaktion, wird der Prüfvorgang ohne Ergebnis von der Prüfstelle beendet.

Sollten Sie die Prüfung eingeleitet haben und anschließend von der Zentrale Prüfstelle Prävention aufgefordert werden Unterlagen nachzureichen, ist dieses einmalig innerhalb von 5 Tagen zu erfolgen. Information zur Prüfung von Präventionskursen 3

4. Wie läuft die Prüfung und Zertifizierung eines Kurses ab?

Sobald die Unterlagen für die Prüfung eines Kurses vollständig im Qualitätsportal der Zentrale Prüfstelle Prävention vorliegen, beginnt die inhaltliche Prüfung. Über den aktuellen Stand der Prüfung werden Sie per Email informiert. Die Prüfung wird manuell durch erfahrene Mitarbeiter der Team Gesundheit GmbH durchgeführt. Sobald die Unterlagen vollständig von Ihnen hochgeladen wurden, erfolgt eine Prüfung grundsätzlich innerhalb von 10 Tagen.

Nach erfolgter Prüfung und positivem Ergebnis wird ein Zertifikat mit dem Prüfsiegel der Zentrale Prüfstelle Prävention für den geprüften Kurs ausgegeben. Zur Verwendung des Zertifikates und Siegels beachten Sie bitte die Antwort der Frage unter Punkt 5.

Nach erfolgter Prüfung und negativem Ergebnis erhalten Sie eine ablehnende Nachricht mit detaillierter Begründung. Die Benachrichtigungen zum Prüfergebnis werden grundsätzlich per Mail versandt.

5. Wie darf das Zertifikat mit dem Prüfsiegel der Zentrale Prüfstelle Prävention verwendet werden?

Nach erfolgter Prüfung und positivem Ergebnis wird ein Zertifikat mit dem Prüfsiegel der Zentrale Prüfstelle Prävention für den geprüften Kurs ausgegeben. Sie können sich das Zertifikat im PDF-Format auf dem Portal herunterladen. Dieses Zertifikat darf von Ihnen auch eingeschränkt für werbliche Zwecke genutzt werden (z.B. als Aushang in Ihren Geschäftsräumen). Es darf aber in seiner bestehenden Form keinesfalls verändert und nur für den Zeitraum der Gültigkeit in der Öffentlichkeit verwendet werden.

Das Prüfsiegel darf ausschließlich in Verbindung mit dem Zertifikat und nicht isoliert verwendet werden. Ein Kopieren des Siegels ist in jeglicher Form untersagt.

6. Wo werden die Prüfergebnisse hinterlegt?

Die positiven und negativen Prüfergebnisse werden in einer zentralen Datenbank hinterlegt und können von den beteiligten Krankenkassen sowie der Zentrale Prüfstelle Prävention eingesehen werden. Sofern Sie einer Veröffentlichung zugestimmt haben, können auch Versicherte Ihre zertifizierten Kurse auf den Internetseiten der beteiligten Kassen sehen. Je aktueller Ihre Kurse eingestellt sind, desto aktueller ist die Kursinformation für die Versicherten.

7. Wie lange sind die Prüfergebnisse gültig?

Die Prüfergebnisse sind drei Jahre ab dem Datum der Zertifizierung gültig, danach kann eine Verlängerung ebenfalls kostenfrei beantragt werden. Im Handlungsfeld Ernährung erfolgt eine Rezertifizierung nach Ablauf der gültigen Zusatzqualifikation. Vor Ablauf der Zertifizierung werden Sie rechtzeitig per Email darauf aufmerksam gemacht, um eine Rezertifizierung einleiten zu können. Eine Rezertifizierung erfolgt unter den gleichen Bedingungen, die bereits unter Punkt 3) erläutert wurden. Es ist zu beachten, dass bei Änderung des Kursnamens oder anderer Kursdetails dann eine Rezertifizierung von der Zentrale Prüfstelle Prävention erfolgt, wenn der neue Kurs eine Änderung in Inhalt und Zielsetzung erkennen lässt und somit erneut geprüft werden muss. Bei Änderung des Kursleiters muss eine erneute Prüfung erfolgen. Information zur Prüfung von Präventionskursen 4

8. Wer kann die Informationen zu den Kursen in der zentralen Datenbank sehen?

Wenn Sie nicht einer grundsätzlichen Teilnahme an der Datenbank widersprochen haben, können die kooperierenden Krankenkassen und die Zentrale Prüfstelle Prävention die Informationen und Prüfergebnisse sehen. Dies ist Grundlage für eine Bezuschussung Ihrer Kurse, da die Mitarbeiter der beteiligten Kassen die Datenbank für die eingereichten Erstattungsanträge nutzen.

Die Versicherten können Ihre Kontakt- und Kursdaten nur sehen, wenn Sie einer Veröffentlichung Ihrer Daten für die Internetseiten der Krankenkassen zugestimmt haben.

Nach einer Zustimmung können Versicherte Ihre Kursdaten sehen und Sie direkt kontaktieren.

9. Richtigkeit der gemachten Angaben

Beim Ausfüllen des Zertifizierungsantrages, der Registrierung, sowie im Hinblick auf alle weiteren der Zentrale Prüfstelle Prävention zur Verfügung gestellten Daten, sind wahrheitsgemäße Angaben zu machen. Es besteht das Recht, die Erteilung einer Zertifizierung oder die Aufnahme eines Kursanbieters in die Kursdatenbank im Falle von unglaubwürdigen oder fehlerhaften Angaben abzulehnen, unmittelbar rückgängig zu machen und / oder eingestellte Daten zu löschen.

• Die Nutzung eines angelegten Kursanbieter-Accounts steht nur dem jeweiligen Kursanbieter zu. Kursanbieter sind verpflichtet, die Accountinformationen vor dem Zugriff Dritter zu schützen und die Accountinformationen Dritten nicht zur Verfügung zu stellen.

• Kursanbieter sind verantwortlich für die richtige Eingabe der Daten sowie die inhaltliche Richtigkeit der getätigten Angaben. Änderungen dieser Daten sind, soweit dies möglich ist, unverzüglich online selbst durch den Administrator vorzunehmen, andernfalls umgehend über das Kontaktformular an die Zentrale Prüfstelle Prävention zu melden. Insbesondere besteht die Pflicht, Gründe die eine Neuprüfung der Zertifizierung notwendig machen, unmittelbar mitzuteilen.

• Eine Übertragung eines Accounts von einem Anbieter auf einen anderen ist nur mit vorheriger Zustimmung in Textform durch die Zentrale Prüfstelle Prävention möglich.

10. Sperrung eines Account

Wenn konkrete Anhaltspunkte dafür bestehen, insbesondere in Form von Hinweisen durch Versicherte oder Krankenkassen, dass Sie als Anbieter gesetzliche Vorschriften oder die Rechte Dritter verletzt, unwahre Angaben im Rahmen der Zertifizierung getätigt haben oder ein sonstiges berechtigtes Interesse daran besteht, insbesondere zum Schutz der Versicherten und / oder der Krankenkasse(n) vor betrügerischen Aktivitäten, besteht das Recht nach freiem Ermessen und freier Wahl, die folgenden Handlungen vorzunehmen:

• Verwarnung eines Kursanbieters

• Vorläufige Sperrung eines Kurses

• Endgültige Sperrung eines Kurses

11. Löschen eines Account

Das Löschen Ihrer Kursanbieterdaten durch die Zentrale Prüfstelle Prävention sowie sonstiger Inhalte ist in absoluten Ausnahmenfällen ebenfalls möglich. Information zur Prüfung von Präventionskursen 5

Bei der Wahl der Maßnahme ist Ihr Interesse an der milderen Möglichkeit des Einschreitens sowie ein etwaiges Verschulden Ihrerseits zu berücksichtigen. Eine Aufhebung der vorgenannten Maßnahmen kann durch eine Aufklärung Ihrerseits des zur Verwarnung führenden Grundes an eine unserer Kontaktadressen jederzeit beantragt werden. Wir werden diese Angaben selbstverständlich prüfen und über eine Aufhebung der Maßnahme in unserem freien Ermessen entscheiden.

Als Kursanbieter können Sie endgültig von der Nutzung der Zentrale Prüfstelle Prävention ausgeschlossen und Daten gelöscht werden, wenn Sie

• andere Anbieter, Versicherte, die Kooperationsgemeinschaft, die Zentrale Prüfstelle Prävention oder mit ihr assoziierte Unternehmen in erheblichem Maße schädigen, insbesondere Leistungen der Zentrale Prüfstelle Prävention oder der Krankenkassen missbrauchen.

• falsche Kontaktdaten angegeben haben, insbesondere eine falsche oder ungültige Email Adresse oder ein sonstiger wichtiger Grund vorliegt.

• Es besteht kein Anspruch auf Wiederherstellung eines Kursanbieter-Accounts oder damit in Verbindung stehender Inhalte, nachdem ein Kursanbieter endgültig gesperrt wurde.

• Für Fragen zur Speicherung von Daten über den Zeitraum der Zertifizierung eines Kurses hinaus, gilt unsere Datenschutzerklärung.

• Kursdaten können von den Kursanbietern selbst gelöscht werden. Kursanbieterdaten können nur auf Antrag gelöscht werden.

12. Welche Vorteile bietet das neue Verfahren?

• Keine Doppelprüfungen mehr, d.h. ein einziger Prüfvorgang pro Kurs mit Gültigkeit für alle beteiligten Krankenkassen.

• Eine gemeinsame Kursdatenbank, auf die alle beteiligten Krankenkassen zugreifen können, erhöht die Transparenz.

• Einheitliche Prüfergebnisse, die von allen beteiligten Krankenkassen grundsätzlich anerkannt werden

Zusammenfassend:

Für Sie als Anbieter sinkt der Aufwand: Es gibt nur noch eine Prüfung für alle beteiligten Kassen. So wissen Sie sofort, ob Ihr Kurs bezuschusst wird. Mehrfachprüfungen für den Fall, dass Versicherte unterschiedlicher Kassen Ihre Präventionsangebote nutzen, gehören damit der Vergangenheit an. Zudem kann die Reichweite Ihres zertifizierten Angebots steigen, da die Datenbank den Versicherten aller kooperierenden Krankenkassen zur Verfügung steht. Ziel ist ein bundesweit einheitlicher Qualitätsstandard für das Kursangebot. Selbstverständlich bleibt die Zertifizierung für Sie auch in Zukunft kostenfrei.

 

 

 

 

Bitte beachten Sie für das Einreichen Ihrer Unterlagen für die Prüfung folgende Fristen:

 

Bitte beachten Sie:

 

 

Einige generelle Hinweise zum Gebrauch der Kursdatenbank:

 

 

Bitte lesen Sie diesen Abschnitt besonders aufmerksam durch:

 

 

b) versicherteninduzierter Prüfprozess

 

 

a) anbieterinduzierter Prüfprozess

 

 

Formulierungshinweis

 

 

 

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit des Textes wird folgend nur die kürzere, männliche Schreibweise verwendet. Alle männlichen und weiblichen Personen werden gleichberechtigt angesprochen.